Le top #5 des détails qui font la différence lors de votre événement

Le 30 octobre 2017

Vous organisez votre séminaire interne tous les ans à chaque période, et chaque année c’est la même chose : vous ne quittez pas le bureau avant 22h00 veille de séminaire, vous appréhendez tellement de prendre la parole devant vos collaborateurs que vous en rêvez la nuit, et j’en passe et des meilleures ! Chez Edifia, on participe à la réussite de plus de 150 événements par an. On voit des trucs chouettes, des trucs moins chouettes et on est sympa, alors aujourd’hui, c’est votre jour de chance, nous vous donnons 5 conseils et astuces pour que le Jour J, l’ambiance soit sereine et qu’il n’y ait aucun “flop” !

#1 : Montez votre dream-team

La facteur 1 d’une success story d’un événement : l’équipe ! Vous le savez, un événement ça ne se fait pas seul  : plus on est de cerveaux, mieux c’est… Enfin pas trop quand même, le tout c’est de choisir les bons, en accord avec vous-même : prenez des compétences complémentaires aux vôtres. On a pour habitude de dire qu’il faut toujours au moins 3 profils différents. Le premier c’est le créatif, celui qui regorge d’idées plus folles les unes que les autres. Le second : l’ingénieur qui va pouvoir étudier la faisabilité des propositions du créatif, les mettre en action ou pas, émettre des limites. Le dernier : le sceptique, celui qui va remettre en cause l’idée, en se posant la question de la plus-value réelle de l’action, parfois dire “on arrête”.

Bref, une bonne équipe, c’est une bonne répartition des tâches et des missions bien établies le Jour J, pour une fluidité parfaite ! Evidemment, il y aura à un moment un passage par la case finance. on le met de côté pour le moment !

#2 : Décidez d’un fil conducteur

Deuxième ingrédient magique : le fil rouge ! Le jour où vous réunissez tous vos collaborateurs, ce n’est pas une raison pour faire passer une tonne de messages, ils n’en retiendront rien ! L’objectif c’est de trouver un fil conducteur, qui engendre une logique dans l’ordre d’apparition des informations (pas toutes, une partie seulement…). Ca permet de donner un cap, tant dans la forme que dans le contenu. Cela peut-être un thème : l’innovation, le nouveau projet d’entreprise, ou alors une période de l’année : clôture, Noël, objectif booster la rentrée etc, ou un lieu ! Choisir un lieu qui est raccord avec le fil conducteur, c’est important.   Votre événement marque les temps forts de l’entreprise, le fil rouge évite ainsi de refaire la même chose d’année en année, pour que chaque événement soit unique en son genre :). Notre top 3 des fils conducteurs vus cette année “‘L’Humain au coeur du conseil”, “l’Innovation et vous”, “Se réunir et se projeter ensemble dans l’avenir”.

#3 : Allumez les enceintes

La base d’une entrée en réunion qui marque : une entrée de star, en musique évidemment. Alors faites-vous plaisir, sortez les derniers tubes de l’année, entre Despacito ou Shape Of You, vous êtes sûrs et certains d’enflammer les gradins ! A l’entrée, comme à la sortie des salles, vous verrez la différence dans la communication non verbale de vos collaborateurs : des sourires, un petit déhanché, des petits rien qui changent tout !

#4 : Travaillez le déroulé

Quelque soit votre manière de vous organiser dans la vie, ne laissez jamais aucun flou artistique dans le déroulé de votre événement pro. Le célèbre “on verra sur le moment” est à bannir, tout doit être programmé, avec agilité bien sûr ! Partez du principe qu’il vaut mieux “prévenir que guérir”, alors prévoyez des plans B et C, au cas où la réunion dure 15 minutes de plus, au cas où le temps ne soit pas au beau fixe etc. Optez pour un déroulé dynamique car il faut que ce soit cadencé : faire intervenir les bons intervenants et pas trop longtemps, ne pas oublier les pauses, alterner entre plénière et ateliers, laisser du temps libre après le déjeuner… Le choix du lieu est également déterminant dans le déroulé de votre événement : le cadre doit être en cohérence avec les messages que vous souhaitez faire passer (vert, innovation, cocoon…). C’est l’image de l’entreprise et le bien-être des collaborateurs qui sont en jeu !

#5 : Ne lésinez pas sur les goodies

“The last but not the least” comme diraient nos amis les anglais : les goodies ! Un événement est réussi si : vos invités repartent avec un souvenir. Ne vous le cachez pas, on est tous comme ça, on aime bien avoir des cadeaux. Même si ce n’est pas “grand-chose”, comme on dit “c’est l’intention qui compte”, alors apportez de l’importance à ce détail choc ! Pleins de petites attentions pendant la journée, c’est plonger les collaborateurs dans un cocon de bienveillance. Un goodies bien choisi c’est un goodies qui restera sur leurs bureaux, signe d’appartenance à l’entreprise ! Quelques idées : une crème pour les mains sans paraben, du bon thé, un petit carnet fait de papier recyclé, des ecocup…


Allez, à vous de jouer !

Apolline Lang

Assistante chargée de projets événementiels chez  Groupe Edifia