8 astuces pour réaliser un bon séminaire by Edifia

Les publics changent, les contextes évoluent, les attentes et les demandes changent.  Les séminaires doivent donc s’adapter aux nouvelles donnes sociétales, RSE, techniques, formats, QVCT, management liés à ces différents contextes.

Les événements d’entreprise ont évolué entre l’archi sérieux, le ludique, la grande cousinade et les grandes retrouvailles. On arrive à une nouvelle ère qui s’apparente à un bon compromis entre le côté ludique, informatif et surtout collaboratif. Cette nouveauté s’attache à soigner autant le fond que la forme pour satisfaire la curiosité à la fois professionnel et personnel des collaborateurs. Ils existent plusieurs événements d’entreprise de développement avec une nouvelle dimension qui est à la fois collaboratif, participatif, transversal, interactif, enseignée aussi par tous les nouveaux usages digitaux. Les nouvelles formes de comportements, surtout dans cette ère post-covid offre autant d’opportunités que de risques.

Imaginant et produisant des séminaires depuis plus de 30 ans, nous avons jugé intéressant pour nos lecteurs, clients ou non, de lister 8 astuces qui pourraient servir à la production d’un événement et de ses 3 phases de construction que sont l’avant, le pendant, l’après. 

1. Définir l’objectif

On commence par le commencement : Avant toute chose il est fondamental de définir l’objectif que vous donnez à votre événement : pourquoi je fais cet événement ? quel est son objectif essentiel ?

  • – Travailler la cohésion d’équipe ? Retravailler ensemble ? Mixer des équipes qui ne se connaissent pas ?
    – Fidéliser et mobiliser un réseau de distributeurs autour d’une enseigne (franchisés ou non) !
    – Motiver les commerciaux pour doper les ventes ?
    – Révéler une nouvelle organisation, une nouvelle méthode de fonctionnement ?
    – S’ouvrir aux changements : la révolution digitale qui implique des changements dans les métiers, les organisations, les compétences, favoriser l’innovation ?
    – Présenter et faire le bilan ou faire adhérer à un projet d’entreprise ?
    – Communiquer un baromètre social ? Une étude marketing, une innovation produit ?

Pour vous aider à répondre à cette question dites vous : « Ce séminaire sera réussi si … »

2. Choisir le lieu et la date

Le lieu et la date jouent un rôle important dans l’organisation des séminaires. Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous devez pouvoir guider votre choix d’emplacements.

Un lieu en lien avec les messages que vous souhaitez faire passer serait l’idéale.

On veut s’ouvrir l’esprit, innover collaborer ? : Pensez vert

L’environnement a un impact énorme sur l’état d’esprit des participants et leur prédisposition à adhérer à votre événement. Quand vous réunissez l’ensemble de vos collaborateurs, imaginez un endroit conviviale et chaleureux. Faite le choix  d’un bel hôtel avec de belles prestations et pourquoi pas  à l’étranger ou un endroit mythique : un stade ? un monument historique ? un parc naturel ?

Vous êtes sur la thématique du changement : aller dans le quartier innovation de votre ville ou un endroit emblématique du thème choisi. (Attention toutefois à l’accès du lieu)

Quant à la date, le choix dépendra en grande partie du programme de l’entreprise. Cependant, bien que le coût soit un facteur clé, il y a un certain nombre de stratégies de réduction des coûts. Dans un premier temps, optez pour le début de semaine. les séminaires ont souvent lieu les jeudis ou les vendredis. les tarifs des salles sont donc bradés les lundis et mardis par les gérants de salles. La même chose se produit pendant les vacances d’école. 

Notre conseil : Considérez le lieu comme un pilier dans la mémorisation de votre séminaire. 

3. Travailler vos contenus

Sélectionnez les messages que vous souhaitez faire passer et rythmez l’agenda pour qu’il donne envie et participe à l’atteinte de vos objectifs.

Priorisez ! En moyenne, on retient 3 messages majeurs lors d’un séminaire : Alors soyez concis, taillez dans la masse de vos messages, sélectionnez : vous ne pourrez pas tout dire en plénière. 

Stop au top down ! Soyez persuadés que le top down est révolu : si votre CEO veut rester 1H30 sur scène, persuadez le qu’il sera dans l’erreur. Dynamisez et rythmez son discours avec des techniques de votes, des vidéos, des comédiens, un mode interview, des ateliers, des tables rondes, etc. 

Be Cool ! Laissez vos participants respirer ! Les temps informels sont essentiels pour réussir un bon séminaire : pauses, repas, transferts, temps libre, team buildings et activités, soirées informelles sont aussi importantes que plénières, workshops et autres réunions de régions ou sous commissions.

Co-construisez ! Intégrez vos participants au maximum dans la construction  en proposant des ateliers, des workshops, de l’intelligence collective, des travaux initialement préparés en amont.

Notre conseil : Travaillez de concert votre séminaire en mode FFR : fond, forme et rythme. 

4. Intégrez un conférencier dans vos séminaires !

Experts thématiques, témoins, sociologues, philosophes, écrivains, artistes, sportifs, aventuriers, négociateurs, chef d’orchestre, etc. Ces external speaker sont d’excellentes virgules dynamisantes lors d’un séminaire. Spécialistes rôdés aux interventions à fort impact, un conférencier a pour mission d’appuyer un message, d’ouvrir les esprits, de créer une émotion, de poser les bonnes questions, etc.

Il est une aide importante dans le conducteur d’un séminaire ne l’oubliez pas !

 

5. Faites participer vos équipes d’invités en cas de séminaire interne

La co-construction, co-réflexion, co-imagination, co-participation, etc sont plus que jamais d’actualité en cette période d’après-covid où le silence présentiel était devenu destructeur.

En amont : faites participer vos collaborateurs à l’organisation du séminaire : montez un comité de pilotage informel propice à l’échange et à la production d’idées. À la fois très mixé et light, il permet d’impliquer, de tester, de faire adhérer, et de trouver des relais en interne lors des journées de séminaires.

Pendant : Ne mettez pas uniquement vos top managers, et autres Codir et Comex à l’affiche.
Les dirigeants passent leur temps  à dire que « la force de l’entreprise, c’est vous » dont acte ! Des exemples ? : témoignages sur scène, en vidéo, mise en avant des équipes terrain, interviews clients, sketches de vente, interactivité digitale, théâtre HR, team building fédérateur, innovations. 

 

6. Soignez vos prises de paroles

Il n’y a rien de pire que d’assister à une intervention pathétique à l’ancienne dans un cadre qui se veut novateur, mobilisateur et a fort impact ! Vous voulez éviter cette catastrophe ?

Un seul mot : préparez, préparez, préparez !

Préparez tous vos intervenants à la prise de parole en amont de la plénière. 90% des interventions ratées et inutiles sont dues à des manques de préparation évidents.

Quelques recommandations simples sur le sujet : Identification du message, supports d’exposés, écriture, technique de prise de parole, répétition amont hors site S-1, filage sur site J-1, répétition sur site j-1, coaching idéal. 

 

7. Travaillez l’habillage de l’événement

Pour faire venir, il faut donnez envie !

Alors, travaillez cet aspect à travers une invitation « fond et forme » qui donne envie, qui suscite  de l’intérêt, de l’interrogation, le côté surprenant, étonnant, rassurant, etc. 

À travers une invitation 100% teasing, ou à demi révélée, transmettez l’envie en envoyant une enveloppe, une affiche, un podcast, une musique, un lien URL pour accéder à une vidéo. 

Proposez un thème, un axe, un slogan qui positionnera le sujet : « Cap 2024 à la Baule » est certainement plus vendeur que « séminaire de vente 2024 ».

Travaillez à une identité graphique qui accompagne et renforce la démarche : logos, fonds de diapositives, invitations, vidéos, goodies. 

Notre conseil : Un bel écrin laisse entrevoir un beau bijou !

8. Post-événement : mesurez, entretenez, embarquez !

Dans nos mondes où la data est importante et essentielle, il est capital de prendre la mesure de vos séminaires pour progresser, pour justifier, améliorer, mémoriser, créer une trace susceptible d’être améliorée, reprise ou simplement suivie par les équipes en s’appuyant sur une histoire et de l’existant concret.

À l’aide de simples questionnaires, de solutions digitales faciles à utiliser, n’hésitez pas à concevoir  des questionnaires, des mini quiz, et même des visios de débrief pour se dire ce que tout le monde pense tout bas : indices de satisfaction, ranking des moments forts, notation des intervenants et des sujets, retours sur les formats et les outils, notation du lieu, des aspects logistiques, du planning, des invitations, etc. 

Notre conseil : mesurez pour progresser !

Citations

“Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de vos clients et de votre entreprise.”      

Richard BRANSON – CEO Virgin

“Le contenu vient avant le design. Un design sans contenu n’est pas un design, c’est une décoration.”  

Jeffrey Zeldman / Conférencier

“Pour que l’événement le plus banal devienne une aventure, il faut et il suffit qu’on se mette à bien le raconter.”  

JP Sartre / Ecrivain

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