Organiser un séminaire oui ! Mais comment faire de cet événement une réussite ?
Vous vous apprêtez à organiser votre prochain séminaire ? Vous allez réunir 50, 100, 200 participants ou plus ? Et comme toujours, vous vous posez les mêmes questions :
- Comment les surprendre ?
- Comment réussir à capter et maintenir leur attention ?
- Comment être sûr que mes messages aient bien été entendus ?
- Comment faire en sorte qu’ils repartent boostés et motivés ?
Edifia accompagne depuis 30 ans ses clients dans l’organisation de leurs séminaires : le fond, la forme, l’animation des messages… Au cours de ces 30 années, des séminaires réussis, nous en avons vus et malheureusement des séminaires moins réussis aussi ! Organiser un séminaire prend du temps mais tout est question d’organisation et de précision. Finalement le succès d’un séminaire tient parfois à quelques détails, l’essentiel étant de les avoir anticipés.
Nos 10 astuces pour un séminaire réussi
On ne vous apprend rien si l’on vous dit que l’organisation se décline en trois phases : avant, pendant, après. Cependant, au sein de ces 3 phases, nous avons soulevé les 10 facteurs qui font, selon nous, la réussite d’un séminaire.
1/ Définir UN objectif commun et partagé par tous
Pour vous aider à l’identifier, répondez à cette question :
Mon séminaire sera réussi si … ?
2/ Impliquer des collaborateurs
Marre des séminaires ennuyeux, trop sérieux et descendants ? Pensez au triptyque gagnant : “Collaboration, information et implication” pour organiser votre séminaire.
3/ Établir le cadre
Définissez la date et le lieu de votre séminaire. Attention, le lieu doit être cohérent avec votre objectif et les messages que vous souhaitez faire passer.
4/ Faire venir
Le mot d’ordre ? Donner envie ! Pour cela, donnez un nom à votre événement, déterminez la durée et le déroulé. Le but étant de soigner l’attractivité de votre séminaire pour donner envie à tous vos collaborateurs d’y assister.
5/ Soigner l’accueil de vos collaborateurs
Dès le début de votre séminaire, il est important de mettre les participants en confiance, de les rassurer sur le programme mais aussi de les surprendre afin de donner le ton de l’événement. Par exemple, accueil musical, comédiens, hôtesses, bornes à selfies, …)
6/ Animer votre séminaire
Nos 3 clés de réussite ?
- Prenez de la hauteur en faisant intervenir un conférencier pour faire passer vos messages.
- Animez vos messages à l’aide d’interactions avec les participants, de vidéos ou même de quizz.
- Mettez vos équipes en action à travers des ateliers Team Building, World Café, etc.
7/ Avoir le sens du rythme !
Donner de la respiration à votre séminaire et évitez les plénières monologue de 2h30 où les participants ne sont qu’en réception d’informations. L’élément clé d’un bon rythme ? Accorder autant d’importance aux temps formels qu’informels !
8/ Réussir sa sortie de scène
Le séminaire touche à sa fin et il faut maintenant conclure. Ne pas oublier de restituer, remercier les participants et rappeler que ce séminaire est une étape d’un projet de progression. Amorcer la prochaine étape et pourquoi pas donner un prochain rendez-vous !
9/ Mesurer la réussite du séminaire
Vous pouvez mettre en place un questionnaire pour mesurer à chaud ou à froid la satisfaction de vos collaborateurs.
10/ Faire vivre le séminaire dans le temps
Il est important de rappeler vos engagements, de faire une piqûre de rappel à vos collaborateurs pour entretenir l’émulation qui a été créée.