Bonne nouvelle : vous avez rempli vos objectifs du mois. Mauvaise nouvelle : vous avez fini votre mois épuisé·e. Lessivé·e. Bref, votre cerveau n’en peut plus. Pas bon ! Performer sans se cramer, c’est possible avec la bonne méthodologie et un management efficace de son temps. Et pas forcément besoin de grande révolution : quelques petits pas peuvent faire la différence ! Explications.
Identifiez vos priorités (attention, il y a des pièges !)
Posons les pieds dans le plat tout de suite : ce que vous prenez du plaisir à faire n’est pas forcément prioritaire.
Eh oui : nous aimons tous et toutes certaines tâches et d’autres… nettement moins. Au travail, nous sommes porté·es à commencer par celles que nous préférons… quitte à ne pas avoir le temps de faire les autres !
En réalité, il faut plutôt faire l’inverse : commencer par la tâche la plus importante et / ou ingrate de la journée. Et ne pas s’arrêter, sauf les pauses nécessaires, jusqu’à ce que cette tâche soit achevée.
Management de votre temps : distinguez l’urgent de l’important
Notre travail quotidien, surtout dans des environnements de plus en plus complexes, doit être en permanence organisé, trié, hiérarchisé. Mais comment ? Commencez par vous poser deux question simples :
- qu’est-ce qu’il se passe si je ne fais pas cette tâche ?
- au plus tard, pour quand faut-il que je réalise ce travail ?
Un exemple de travail ni urgent ni important.
En vous posant ces questions simples, vous pourrez distinguer l’important de l’urgent. Vous pourrez organiser votre to-do-list sur cette base :
- important et non urgent ;
- urgent et important ;
- pas important et pas urgent ;
- urgent et pas important.
À votre avis : quel type est le plus délétère pour vous et votre travail ? Le 4e, bien sûr : les tâches urgentes… et pas importantes ! On les appelle des “mangeurs de temps”. Ces mangeurs de temps sont source de stress et de fatigue : le temps passe… et vous ne faites rien d’important !
À l’inverse, les deux premières familles (important et pas urgent / urgent et important) sont celles que vous devez faire en priorité.
Procrastiner, allégorie.
Définissez une échelle de priorités
Voici donc les mêmes 4 types de tâche mais dans l’ordre dans lequel vous devriez les trier chaque jour :
- important et urgent ;
- important et pas urgent ;
- urgent et pas important ;
- pas urgent et pas important.
Rien qu’en appliquant cette méthode simple, vous serez plus efficace tout en étant plus serein·e ! Attention néanmoins : pour qu’elle soit vraiment efficace, cette méthode demande un minimum d’organisation.
Organisez-vous (ce n’est pas si difficile, promis)
Accomplir votre travail avec le double objectif de le faire efficacement et sereinement nécessite une organisation militaire ! Bon, on exagère. Disons, une organisation minimale. Là encore, cela passe par des étapes simples.
Par exemple, vous avez votre to-do list devant vous. Pour chacune des tâches :
- notez systématiquement la durée des tâches ;
- appliquez un coefficient correcteur au temps que vous estimez : multipliez le par deux (si, si) ;
- Surveillez l’heure et accélérez (par exemple en vous concentrant sur le coeur de la tâche en délaissant les détails) si le temps avance trop vite.
Vous quand vous réalisez que cette tâche qui était censée durer 15 minutes vous en a pris 45.
En hiérarchisant les tâches en fonction de leur caractère important et/ou urgent, votre organisation sera presque parfaite.
Presque, parce qu’il manque encore une étape. Une étape pleine de cailloux.
Évitez le multitâches (ou la théorie du “gros caillou”)
30 % de productivité en plus. C’est votre gain estimé de productivité… si vous supprimez toutes vos notifications ! Plus productif – ou productive, donc… Et surtout, plus serein·e ! Vous êtes sceptique ? Ok, faisons un tour rapide de toutes les notifications que vous recevez dans une matinée…
- 8h46 : vous recevez une alerte d’un média : Johnny Hallyday est mort. C’est malheureux, mais était-ce vraiment nécessaire d’interrompre votre travail pour ça ?
- 09h33 : une notification Facebook vous avertit que Gérard, votre vague copain de CE1, participe à la prochaine brocante du quartier et vous demande si vous en serez aussi. Vous supprimez la notification et vous demandez : où en étais-je, déjà ?
- 10h59 : un collègue vous appelle pour vous demandez si vous avez aperçu le paper board. Vous avez à nouveau perdu le fil.
Réaction naturelle après la 7e notification de la matinée. Et ce n’est pas fini…
- 12h17 : un·e ami·e vous envoie un SMS pour vous proposer un apéro ce soir. Nous aussi, on adore les apéros entre ami·es, mais n’était-il pas possible de répondre à la fin de votre journée ?
- 13h04 : vous recevez une notification sur votre bureau pour vous avertir que vous avez reçu un mail vous informant de ne pas oublier de prendre vos chèques cadeaux au CE. Une bonne nouvelle… qui vous éloigne à nouveau de votre tâche du moment.
Vers le zéro notification !
Chaque notification vous fait perdre beaucoup plus de temps que celui strictement nécessaire pour les consulter. À chaque interruption, c’est votre concentration qui est perdue. Et s’y remettre prend du temps…
Pour éviter cela, une méthode simple : choisissez une tâche (oui, une seule), la plus importante de la journée, et enfermez-vous dans une bulle. Notre cerveau déploie en effet plus de moyens autour d’un seul objectif : les idées viennent plus rapidement et l’exécution est plus simple.
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À quoi ça sert de gagner sa vie si on la perd à la gagner ? Comment travailler sereinement ? Comment donner à ses collaborateurs et collaboratrices une réelle direction afin qu’ils et elles trouvent du sens à ce qu’ils et elles font au quotidien ?
Pour éviter la surchauffe et apprendre à la gérer quand elle est inévitable, notre duo de chox Anne-Sophie Rostaing et Karine Pasco vous proposent d’en apprendre plus sur “Comment utiliser son cerveau pour éviter la surchauffe ?” ! Pour les accueillir dans votre entreprise, contactez-nous !