Le 26 novembre 2019

Management : comment gagner en agilité avec la méthode scrum !

Aujourd’hui, focus sur la méthode Scrum. Beaucoup de choses ont déjà été dites, écrites sur cette méthode issue de l’univers des développeurs, mais elle fait partie maintenant de la grande famille des outils agiles… Chez Edifia, nous en défendons une vision très pragmatique et vous proposons un mode d’utilisation simple  pour enrichir votre palette d’outils management. L’idée : faire gagner le travail de vos équipes (et le vôtre) en efficacité, en les aidant à anticiper, à coopérer… et à innover ensemble. Nous vous inviterions bien à vous installer confortablement dans un fauteuil de votre salle de réunion pour lire cet article… mais les Scrum meetings se tiennent debout ! Explications.

Méthode scrum : quels objectifs pour votre management ?

L’objectif de la méthode Scrum est simple : faire gagner vos équipes en efficacité. Un objectif nourri par une idée clé : s’appuyer sur le partage pour informer, motiver et fédérer le groupe, valoriser les réussites, identifier les “cailloux” et progresser…

Cette méthode Scrum est applicable dans une multitude de contextes. Par exemple, lors votre point d’équipe hebdomadaire. Ou pour permettre à votre équipe de partager ses connaissances. Ou encore lors d’un entretien de pilotage en mode “flash” avec un de vos collaborateurs. 

Attention, les réunions qui s’appuient sur cette méthode (les “Scrum meetings”) n’ont pas vocation à résoudre dans l’immédiat les problèmes de chacun·e… en revanche, elles sont le bon endroit pour identifier les ressources qui permettront de résoudre ces problèmes ! C’est un point fondamental : c’est précisément cette démarche qui évite que la réunion ne dure trop longtemps. À condition d’agir avec méthode.

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Comment se déroule un scrum meeting ?

On vous le soufflait en introduction, ces réunions se tiennent… debout ! Une manière de ne pas s’installer pour des heures de palabres.

Les rôles du scrum master et du time keeper

Un·e participant·e se charge d’animer une partie de la réunion : on l’appelle le “scrum master”. Tous et toutes les participant·es endossent la fonction à tour de rôle. Pour vous assurer de ne pas déborder, un autre rôle est essentiel : c’est le “time keeper”, ou gardien du temps. 

Des questions précises qui appellent des réponses courtes et pratiques

Un scrum meeting s’articule autour de plusieurs questions, auxquelles chacun·e doit apporter des éléments de réponse. Par exemple, dans le cadre d’un projet collaboratif :

  • ce que j’ai fait et qui peut être utile à l’équipe / qui a bien fonctionné ;
  • ce que je vais faire et qui peut être utile à l’équipe / qui a bien fonctionné ;
  • ce dont j’ai besoin. 

Ou alors, dans le cadre d’un point d’équipe hebdomadaire :

  • “ma bonne nouvelle” de la semaine ou ce qui s’est passé d’important pour moi la semaine dernière 
  • les priorités de la semaine (2 ou 3, pas plus) ;
  • ce sur quoi j’ai besoin d’aide

L’intérêt de cet outil très simple fait qu’il peut être démultiplié à tous les niveaux d’équipe, CODIR compris. 

Une gestion rigoureuse du temps 

Chaque participant dispose d’un temps prédéfini pour préparer sa réponse à ces questions (quelques minutes suffisent dans la plupart des cas). Puis tous et toutes mettent leurs contributions en commun, chacun·e à leur tour, là encore en respectant un temps défini à l’avance (3 minutes par participant, par exemple). 

Le time keeper s’assure que ces contraintes de temps sont bien respectées et le scrum master consigne les points-clés sur un support dédié. Ce travail collectif permet à votre management de gagner en efficacité. En 30 minutes (par exemple), les gains sont nets : 

  • faire le point sur l’avancée d’un projet ;
  • partager les pratiques les plus efficaces ;
  • éliminer les moins performantes ;
  • dessiner des pistes pour lever les difficultés.
  • Partager les informations clé au sein de l’équipe 
  • Prendre conscience de ce qui est important pour les uns et les autres…(et être potentiellement surpris..)
  • Changer de regard sur le quotidien des uns ou des autres…

Quelles conditions de réussite pour un scrum meeting ?

D’abord, le contexte. Pour que ce type de réunion soit efficace, il faut que le climat s’y prête. Les participant·es doivent être placé·es dans des conditions qui leur permettent de lâcher prise en toute confiance. 

Ensuite, la préparation. Commencez par bien poser le cadre : préparez des questions simples et directes. Enfin, invitez prioritairement les participant·es directement concerné·es. Prévoyez systématiquement une question “positive” : ma bonne nouvelle, ce que nous avons réussi, ce qui a été fait cette semaine, ce dont je suis fier…

Enfin, la réunion. Commencez par bien expliquer le processus pour en tirer le maximum d’efficacité. Prévoyez aussi un support adapté pour garder trace des points essentiels. Et prévoyez un feedback : que retient-on de la réunion ? Cette étape permettra de dresser d’ores et déjà un trait d’union avec la prochaine réunion. N’hésitez pas à expérimenter : c’est un principe-clé de ce type d’outil !

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Quel matériel pour un scrum meeting réussi ? 

Vous devez impérativement prévoir un support qui permette de noter les points essentiels dégagés pendant la réunion : sans notes, pas de feedback, donc difficile pour le scrum meeting de porter ses fruits ! Rien de compliqué à ce niveau : il vous suffit de prévoir un paperboard, par exemple. 

Pour permettre aux participants de préparer leur intervention puis de laisser trace de leur contribution, proposez-leur des post-it, des marqueurs, du papier, … Si vous souhaitez rendre la rencontre un peu plus ludique, pensez gommettes, bonbons…

Pour conclure, rappelez-vous que l’expérimentation est un principe-clé du scrum, n’hésitez pas à faire évoluer les questions régulièrement et à solliciter les équipes sur le sujet!  C’est un support idéal au “Test & Learn”…

Et si les méthodes agiles, comme le scrum, vous intéressent mais que vous avez besoin d’un coup de pouce pour vous lancer, faites-nous signe : nous pouvons vous aider à monter en compétences.