Le 18 janvier 2019

Réunions de travail : nos conseils pour ne pas vous laisser déborder

Vous trouvez que les réunions de travail vous prennent un temps fou, pour une efficacité qui reste souvent à prouver ? Nous aussi. On vous a donc concocté un petit guide pour vous éviter de perdre votre temps… et celui de vos équipes !

“Surcharge collaborative”
Les salariés considèrent qu’à peine 52 % des réunions comme productives. Pire encore : 26 % d’entre estiment que leur présence y est… inutile, tout simplement.

Étape n° 1 : se fixer des objectifs… et un timing !

Et oui, la première cause de frustration en réunion, c’est tout simplement le fait de naviguer à vue !

“Pas d’ordre du jour”
18 % des salariés imputent l’inefficacité des réunions à l’absence d’objectifs clairement définis.

Une seule solution : préparer votre réunion. Concrètement, voici les deux incontournables :

  • les objectifs qu’elle doit vous permettre d’atteindre, pour que tous les participants avancent dans la même direction ;
  • le timing de votre réunion, pour éviter les débordements.

Pour réussir votre réunion, fixez-vous des objectifs et un timing en amont !

Notre astuce
Vous pouvez définir les objectifs seul… ou les co-construire avec les participants,  en vous aidant dela question magique suivante : « la réunion sera réussie si… » !

Étape n° 2 : déterminer qui vient et où a lieu la réunion

Une fois au clair sur vos objectifs, vous pouvez vous attaquer :

  • au lieu où elle se déroulera, qui doit pouvoir accueillir les participants confortablement et disposer du matériel dont vous aurez besoin (pensez à sortir de vos réflexes habituels : non, la salle B du 2e étage n’est peut-être pas la meilleure option) ;
  • à la liste des participant·es, en choisissant soigneusement les “bonnes” personnes.

À ce stade, vous voilà prêt·e à préparer votre invitation !

Pour réussir votre réunion, choisissez le lieu et fixez la liste des participants en amont !

Notre astuce
N’hésitez pas à ouvrir votre réunion à des personnes appartenant à d’autres services… ou entreprises, si vous avez besoin d’un regard extérieur.

Étape n° 3 : préparer et envoyer l’invitation

Ça y est, vous êtes au clair ? C’est donc le moment de partager ces informations avec les autres participants, pour que tout le monde soit au clair le jour J.

Votre invitation doit exposer :

  • les objectifs que vous lui avez fixé ;
  • le timing correspondant ;
  • le lieu de RV ;
  • l’éventuel travail de préparation nécessaire en amont.

Et vous voilà paré !

Étape n° 4 : le jour J, préparer soigneusement votre matériel

N’attendez pas que la réunion démarre pour tester votre matériel : s’il ne fonctionne pas, c’est le stress garanti ! Prenez 10 minutes pour tout vérifier avant l’heure dite, vous éviterez de faire mauvaise impression.

Ça y est, vous êtes prêts, votre équipe est au complet. À vous de jouer !

Étape n° 5 : faire opérer la magie !

Pour bien démarrer, le plus efficace est de bien cadrer le déroulement de la réunion. Nos conseils :
commencer par rappeler les objectifs et le timing que vous avez préalablement défini ;

  • définir des règles pour encourager chacun à prendre la parole, en favorisant à la fois bienveillance et ouverture ;
  • définir des rôles : animateur, maître du temps, rapporteur (qui rédige le compte rendu au fil de l’eau) sont indispensables au bon déroulé de votre réunion.

Pour réussir votre réunion, fixez bien ses règles et les rôles des participants dès le début !

Vous pouvez aussi utiliser des techniques d’animation qui ont fait leurs preuves pour maintenir l’attention et atteindre vos objectifs :

  • essayer de compléter ensemble la phrase « On aura réussi si… » pour embarquer votre équipe ;
  • penser aux activités pour encourager la participation, favoriser la génération d’idées et résoudre des problèmes.

Pour réussir votre réunion, utilisez des outils favorisant le partage et l'inclusion !

Pour terminer la réunion, deux dernières étapes importantes, pour vérifier que tous les participants sont au clair :

  • dresser une synthèse de « qui fait quoi pour quand » ;
  • proposer une évaluation de ce temps de travail collectif : est-ce qu’il valait le temps que les participants y ont consacré (proposez-leur de répondre en utilisant une échelle de 1 à 5) ?

Notre astuce
Les participants à votre réunion n’ont pas l’habitude de travailler ensemble ? Connaissez-vous les outils d’inclusion ? C’est pour ce moment où vous brisez la glace : météo/humeur du jour, jeux…les ice breakers sont nombreux : testez-les sans modération !

Étape n° 6 : assurer un suivi efficace

Le « après » comme le « avant » réunion est trop souvent délaissé. C’est dommage, après tant d’efforts ! Nos conseils :

  • suivre attentivement la réalisation du plan d’actions acté pendant la réunion ;
  • tenir compte des feedbacks pour préparer votre RV suivant.

Pour réussir votre réinion, pensez à en assurer le suivi !

Et, surtout, prendre du plaisir à suivre votre projet !

Pour réussir votre prochaine réunion, tenez compte des feedback des participants... et prenez du plaisir !

Chez Edifia, nous nous efforçons de transformer vos temps de travail collectif en des temps efficaces et ludiques, pour vous aider à gagner en engagement et en créativité. N’hésitez pas à télécharger l’infographie complète résumant cet article pour conserver un pense-bête avec vous !

Source : enquête réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1012 salariés d’entreprises de 500 salariés et plus.

Nos conseils et astuces !

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Observez votre entreprise : elle se transforme, comme la grande majorité d’entre elles ! Pour vous aider à prendre du recul, franchir des caps et ajouter de nouvelles cordes à votre arc, un réflexe peut vous aider : vous faire accompagner dans le cadre “bien bordé” d’un coaching à la hauteur de vos enjeux.

Comment et pourquoi le coaching vous aidera à franchir des caps