Vous avez bétonné la préparation de votre séminaire, mais vous angoissez un peu pour le jour J ? Nos spécialistes partagent leurs astuces avec vous. Au menu : leurs tuyaux sur l’organisation et le déroulement de la journée, mais aussi sur les meilleures manières de capitaliser dessus ensuite !
1. Accueillir les participants
Le jour J, soyez prêt·es en avance : les premiers participants arriveront avant l’heure dite, parole d’Edifia ! Comme vous voilà prévenu·es, vous pouvez anticiper. Idéalement, soyez prêt·es et en place une heure avant. En effet, l’accueil est une étape importante : il sert à mettre les participants en confiance. C’est le moment de dégainer votre plus beau sourire !
Notre astuce
Jouez la carte de la surprise : offrez-vous les services d’un comédien, proposez un accueil musical ou installez un photomaton. Avec ce dernier dispositif, les participants peuvent, en plus, repartir avec un souvenir personnalisé de l’événement !
2. Animer le séminaire
Un séminaire réussi, c’est comme une bonne recette de cuisine. Comptez 3 ingrédients majeurs.
Prendre de la hauteur
Pensez à mobiliser un regard extérieur : pourquoi ne pas faire intervenir un conférencier, qui propose une approche différente (mais qui présente des passerelles avec votre activité) ? C’est à la fois un gage d’objectivité et de crédit.
Animer les messages
Stop aux plénières magistrales et descendantes ! Lancez-vous dans des formats alternatifs : vidéo, témoignages sur scène, parodies sont d’excellents outils pour faire passer vos messages !
Pensez aussi à aller à l’essentiel : simplifiez les données chiffrées, ou utilisez des outils comme la médiation graphique pour mettre immédiatement l’essentiel noir (et couleurs !) sur blanc.
Mettre en action
Réunir vos équipes, c’est aussi une occasion en or de leur permettre de créer des liens. Alors n’hésitez pas à proposer des outils pour donner un coup de pouce à la dynamique : team building, participation, réflexion en groupes…
Notre astuce
Pourquoi ne pas mobiliser des outils qui favorisent l’interactivité, pour conserver l’attention des participants ? Vous pouvez poser des questions en direct, mais aussi vous appuyer sur le numérique pour proposer des quiz en temps réel !
3. Rythmer le séminaire
On prend le pari : pour votre public, l’école est loin. Les adultes ne sont plus habitués à rester assis et à recevoir de l’info sur de longues périodes… qui demandent une forte concentration, dans la durée !
On considère généralement qu’ils arrivent à vous accorder une attention de bonne qualité… pour 18 minutes maximum. Pensez donc à insérer des ruptures de rythme dans votre déroulé !
Notre astuce
Introduire des pauses dans votre journée. Comptez 30 minutes pour chacune : cela laisse aux participants le temps de profiter du lieu, digérer les infos que vous leur donnez… et d’échanger entre eux pour créer du lien ! C’est pourquoi ces temps informels sont aussi importants que les temps formels. Dans la même logique, évitez de trop solliciter les participants pendant les repas.
4. Clôturer le séminaire
Ça y est, votre séminaire touche à sa fin. Ne lâchez rien avant la fin… et soignez votre sortie de scène ! C’est le dernier souvenir qu’en emporteront les participants, c’est important.
On vous propose un moyen mnémotechnique simple pour ne rien oublier, appelons-le les “3R” :
- restituez les temps forts de la journée, rappelez le contexte de l’événement ;
- reformulez les messages-clés, pour vous assurer qu’ils soient bien passés ;
- remerciez l’équipe organisatrice… et l’ensemble des participants !
Enfin, finissez en donnant un prochain RV. Et, si possible, proposez un “goodie” souvenir à chacun des participants !
Notre astuce
Vous souhaitez aller plus loin pour montrer aux participants à quel point ils comptent ? Pourquoi ne pas les faire monter sur scène ? Pensez à valoriser les nouveaux arrivants et ceux qui se sont distingués dans l’année, par exemple. L’idée : leur prouver que la richesse de l’entreprise, ce sont eux.
5. Mesurer votre succès
On l’a vu, un séminaire d’entreprise poursuit un objectif. Difficile donc d’en saisir le succès sans évaluation.
Vous pouvez procéder sur place, ou après le retour des participants. L’avantage de sonder les participants sur place, c’est que vous pouvez récolter les réactions à chaud : sans filtre, donc. Vous pouvez leur demander si le déroulé du séminaire leur a plu, les messages qu’ils ont retenus, etc.
À distance, vous pouvez mobiliser le numérique pour faciliter leurs retours. Pensez au questionnaire en ligne, qu’on peut remplir en quelques minutes !
6. Capitaliser sur votre séminaire
Pour faire vivre la rencontre dans le temps, rien de tel que de ranimer la flamme ! En d’autres termes, rappeler votre séminaire au bon souvenir des participants.
Vous avez le choix des outils : cartes mémo, cartes postales si vos participants apprécient le papier, newsletter ou plateforme numérique dédiée s’ils sont plutôt branchés numérique. Vous pouvez y intégrer des photos ou des vidéos de l’événement. L’idée : rappeler les engagements pris le jour J, pour entretenir l’émulation !
Notre astuce
Quel que soit le support que vous retenez, gardez en tête que les attentes peuvent différer entre participants. Essayez donc d’atteindre un équilibre mêlant contenus informatifs, ludiques et participatifs, pour adresser toutes les générations !
Voilà, dans les grandes lignes, les principes que met en œuvre Edifia dans son accompagnement. Croyez-en notre expérience : si vous suivez ces étapes, vous êtes paré·es pour réussir votre séminaire d’entreprise ! En attendant de vous lancer, nous vous invitons à approfondir le sujet avec nous en consultant notre webinaire !